Après la paie, les frais de déplacement sont la deuxième dépense d’entreprise la plus contrôlable. Apprenez à réduire les frais de déplacement professionnel et vous pourrez économiser de l’argent à votre entreprise et augmenter vos résultats.
Voyager sélectivement
L’un des moyens les plus simples de réduire les frais de déplacement professionnel est de ne pas les engager. Grâce à la visioconférence ou à d’autres technologies basées sur le Web, vous trouverez peut-être possible de rencontrer des prospects et des partenaires commerciaux sans avoir à vous déplacer.
Mais encore, les voyages sont un besoin inévitable pour la plupart des entreprises à un moment ou à un autre. Lorsque c’est nécessaire, explorez vos options. Recherchez des réductions sur les voyages et évitez les produits de luxe. Seriez-vous prêt (ou vos employés) à conduire au lieu de voler? Pouvez-vous planifier des voyages pendant la saison morte pour des économies supplémentaires?
Et voyez si vous pouvez élaborer des plans de voyage pour atteindre plusieurs endroits de la manière la plus rentable et la plus rapide. Il peut être judicieux, par exemple, de combiner ce qui aurait pu être deux ou trois voyages séparés en un seul, en sautant d’un endroit à l’autre.
Faites vos propres arrangements de voyage
Il existe de nombreuses options en ligne pour vous aider à organiser vos voyages à bas prix, des billets à prix réduits aux hôtels à bas prix et à la location de voitures bon marché. Utilisez des sites de réduction, des agences de voyages en ligne et des méta-moteurs de recherche pour réserver votre propre voyage. Et profitez des opportunités d’économies telles que les miles de fidélité, les plans de réduction et autres promotions des compagnies aériennes, des chaînes d’hôtels et des sociétés de location de voitures.
Surveillez vos frais de déplacement
La meilleure façon de réduire les frais de déplacement professionnel est de savoir exactement ce que vous dépensez. Vérifiez toujours plusieurs endroits et envisagez des alternatives avant de verrouiller vos plans.
- Gardez une trace des dépenses et assurez-vous que les employés comptabilisent correctement leurs coûts. Si votre entreprise effectue de nombreux voyages, utilisez des cartes de crédit professionnelles qui offrent une remise en argent ou de généreux miles (et facilement utilisables) pour les voyageurs fréquents pour économiser de l’argent au fil du temps.
- Parfois, un séjour d’une nuit supplémentaire peut permettre d’économiser de l’argent grâce à des billets d’avion moins chers. Si les jours de voyage sont flexibles, recherchez toujours les prix dans un délai d’un jour ou deux de vos jours de voyage cibles.
- Rétrograder de l’entreprise à l’entraîneur, ce qui peut être une économie importante. Dans les villes avec plusieurs aéroports, vérifiez celui qui offre les meilleurs tarifs.
- Vérifiez à nouveau les prix après avoir réservé lorsque vous utilisez un détaillant qui vous garantit le «meilleur prix».
Maximiser les radiations
Les déductions fiscales sont une autre façon d’économiser de l’argent. Par exemple, chaque dollar que vous déduisez peut vous faire économiser 25 cents si vous êtes dans la tranche d’imposition de 25%. Mais vous devez suivre des règles strictes de la législation fiscale si vous souhaitez déduire vos frais de déplacement. Gardez de bons registres de chaque voyage conformément aux règles fiscales (la tenue de registres pour les frais de voyage d’affaires est expliquée dans la publication IRS 463, Frais de voyage, de divertissement, de cadeau et de voiture .
Si vos employés voyagent pour les affaires de l’entreprise, assurez-vous d’utiliser un «plan responsable» pour rembourser leurs frais. Cela peut aider à éviter de traiter les remboursements comme une compensation aux employés et à économiser les charges sociales de l’entreprise qui seraient autrement dues sur cette compensation. Les plans responsables sont expliqués dans la même publication de l’IRS mentionnée ci-dessus.
En bout de ligne, un petit effort peut grandement contribuer à réduire les frais de déplacement professionnel sans nuire à vos activités commerciales.
